CONSTRUCCION DE EMPRESA

UNIDAD 11

COMO CREAR UNA EMPRESA

IAPROSCO

La empresa es una unidad económica, debidamente organizada, con recurso físico, financiero y humano calificado, dedicada a la producción, distribución y comercialización de bienes y/o servicios, con el objeto de abastecer una demanda y resolver problemas, necesidades y deseos con fines lucrativos.

El negocio tiene la misma connotación de la empresa, solo que no tiene como objeto la producción de bienes y servicios, pero si la distribución y comercialización.

En la construcción es necesario desarrollar un plan de empresa. Un plan de empresa es un documento de trabajo en el que se desarrolla la idea que se pretende poner en marcha. Este documento es abierto y dinámico, se actualiza a medida que avanza la idea, es sintético y claro, debe atraer constantemente al emprendedor y al ser tan variable no se ajusta a ningún modelo estándar, sin embargo, a nivel general, engloba los siguientes aspectos:

• Descripción de la empresa, negocio o iniciativa empresarial, desde la visión administrativa, técnica y geográfica.
• Estructura económica, financiera y legal.
• Organigrama de los recursos humanos.
• Definición y descripción del producto o servicio a suministrar.
• Necesidades que cubre.
• Diferencias con productos de la competencia.
• Planificación de los aspectos comerciales.
• Estudio de mercado y plan de mercadeo.
• Establecimiento de las redes de distribución.
• Plan de compras.

DESARROLLO DEL PLAN DE EMPRESA

El plan de empresa es la herramienta fundamental para desarrollo de la realidad. En el plan de empresa, tendrá que describir qué estrategias vamos a seguir para llevar a nuestra empresa hacia los objetivos que nos hayamos fijado. A este respecto son fundamentales las herramientas del mercadeo. Ellas serán las que guíen los pasos a tener en cuenta para que la empresa o negocio pueda tener el éxito esperado.

Fase 1. Lluvia de ideas.

Todo proyecto de empresa se desarrolla en torno a una idea, que surge como consecuencia de la detección de una oportunidad de negocio. El surgimiento de la idea para crear una empresa varía en función de las circunstancias de cada persona/personas. Son muchos los factores que pueden llevar a una persona a inclinarse por un negocio concreto.

Con carácter general, los factores que determinan la elección de la idea, partir de la lluvia de ideas, son:

• A partir de los Generadores de Necesidades: indigencia, enfermedad, suciedad, ocio, ignorancia.
• Por repetición de experiencias ajenas (es el efecto reflejo de los negocios nuevos, que se produce frecuentemente en las épocas de expansión de la economía).
• Por el logro de nuevas oportunidades de negocio en mercados poco abastecidos, de nueva creación o con un alto porcentaje de crecimiento
• Por Conocimientos técnicos sobre mercados, sectores o negocios concretos o de técnicas de fabricación.
• Por la experiencia del futuro empresario, que ha sido trabajador o directivo de otro negocio y que pretende independizarse.
• Cuando se posee un producto innovador que se estima que puede generar mercado.
• Cuando se trata de negocios o actividades de escasa complejidad que permiten a cualquier persona establecerse por cuenta propia en tal actividad.

Para el conjunto de ideas desarrollado, se hace una prueba de tamizaje para llegar a la idea mas factible, acorde con las necesidades del entorno.

Una vez realizada la lluvia de ideas hacer la prueba de tamizaje basada en la técnica de medición de las variables: complejidad, viabilidad, competencia y beneficio.

Las variables son características, atributos, cualidades o propiedad que se dan en individuos, grupos, objetos u organizaciones.
La validez de una variable depende sistemáticamente del marco teórico que fundamenta el problema y del cual se a desprendido, y de su relación directa con la hipótesis que la respalda.

Complejidad

La complejidad se define como el conjunto de características de lo que esta formado por muchos elementos o cosas. La empresa puede esta formada por muchas cosas que incluyen recursos físicos, financieros o humanos. La dimensión que se pretende darle a la empresa permite ubicarla en la escala de alta, mediana o baja complejidad.

La definición de complejidad tiene que ver con la diversidad de elementos que componen una situación; un todo que se compone de partes que interactúan y que estas a su vez se encuentran en contacto con su medio ambiente. Desde este ángulo, todo es complejidad. Toda nuestra vida está rodeada del concepto de complejidad.

La complejidad no tiene una sola forma de definirse y entenderse, esto es, la definición de complejidad depende del punto de vista del observador, como menciona Warfield (1994) . Algo que es complejo para un observador tal vez no lo será para un segundo observador o para un grupo de observadores.

Desde esta perspectiva la complejidad se nos presenta como el diferencial entre la demanda de recursos (materiales, intelectuales, valores, etc.) para enfrentar una situación y los recursos de que dispone el observador. Es sencillo, si la situación que se presenta (desde el punto de vista de algún observador) demanda de gran cantidad de recursos (de cualquier índole) y no se cuenta con los recursos necesarios para afrontar esa situación (por su dinámica y características propias) entonces estamos frente a una situación compleja.

Aunque el concepto de complejidad es universal, los casos que nos atañen en este libro son los de la complejidad dentro de organizaciones; aquellas situaciones en donde la gran cantidad de variables, el alto grado de relación entre ellas y su dinámica hacen imposible pensar en proceso sencillo de toma de decisiones ante situaciones problemáticas.

Otra definición interesante de complejidad la tenemos en Hall quien nos dice que "La complejidad puede definirse como el grado de conocimiento requeridos para producir el resultado de un sistema".

La organización es un conglomerado de variables que continuamente están cambiando y de las cuales formamos parte. Existen Gente, redes de datos, instalaciones, proveedores, insumos en proceso de transformación, etc. y todas ellas se encuentran en constante interacción, cambio y movimiento. Los resultados de las acciones de algunas variables sirven para alimentar procesos y conductas de otras variables en una serie de ciclos y lazos de retroalimentación invisibles para el ojo humano pero con vida propia. La Organización es compleja porque es imposible monitorear y controlar el total de las variables que la forman.

En el campo de las organizaciones, en las empresas, en las Administraciones públicas, en los centros de trabajo (producción, logística, financiación etc.), la complejidad se manifiesta en la multiplicidad de productos o servicios a gestionar, en las largas cadenas de creación de valor. Y, sobre todo, se habla ahí de complejidad cuando los nudos de dirección superior de estos sistemas se enfrentan con tareas de organización y coordinación, planificación y control o revisión que superan todas sus capacidades de supervisión y control –un fenómeno habitual tras fusiones decididas por aparentes razones de „sinergia“ entre empresas con líneas de creación de valor muy distintas.
Viabilidad

La viabilidad es la posibilidad de llevar a cabo el plan o proyecto de empresa. Ser viable, significa que tiene probabilidad o es factible desarrollar, para obtener un fin. Para ello debemos tomar en cuenta la disponibilidad de recursos financieros, humanos y materiales que determinaran en ultima estancia el funcionamiento del plan de empresa.

El objetivo del estudio de viabilidad de la empresa es el análisis de un conjunto concreto de necesidades para proponer una solución a corto plazo, que tenga en cuenta restricciones económicas, técnicas, legales y operativas.

La solución obtenida como resultado del estudio puede ser la definición de uno o varios proyectos que afecten a uno o varios planes o proyectos ya existentes o nuevos. Para ello, se identifican los requisitos que se ha de satisfacer y se estudia, si procede, la situación actual.

En el análisis de la viabilidad empresarial se pretende:

• Determina la factibilidad de la empresa.
• Planificar la posibilidad de la empresa en un horizonte de 3 a 5 años.
• Descripción del mercado, existente o por crear, y justificación financiera de los medios elegidos para vender en él los productos o servicios.
• Obtención de ventaja competitiva sostenible en el tiempo y defendible frente a la competencia.
• Definición de objetivos de viabilidad corporativos, departamentales e individuales
• Analizar las desviaciones frente a los objetivos y actuar consecuentemente
• Instrumento de comunicación interna y externa incrementando la motivación de los integrantes de la empresa.
• Que los directivos tengan la información necesaria en cada momento para la correcta toma de decisiones y conseguir el crecimiento deseado.

Este proceso de viabilidad empresarial conlleva un profundo análisis y una evaluación, entre otros, de los siguientes aspectos: Identificación de la idea-proyecto, análisis del mercado, estudio de la competencia, definición del producto/servicio, análisis del precio, definición del proceso de comunicación, estructura de la organización y de los recursos humanos de la empresa, información sobre trámites de constitución y puesta en marcha del Plan Económico Financiero.

Un proyecto factible, es decir que se puede ejecutar, es el que ha aprobado cuatro evaluaciones básicas:

• Evaluación técnica.
• Evaluación ambiental.
• Evaluación financiera.
• Evaluación socio-económica.

La aprobación o “visto bueno” de cada evaluación se llama viabilidad; estas viabilidades se deben dar al mismo tiempo para alcanzar la factibilidad de un proyecto; por ejemplo un proyecto puede ser viable técnicamente pero puede ser no viable financieramente, y así las otras posibles combinaciones; entonces con una evaluación que resulte no viable, el proyecto no será factible.

En la evaluación técnica se analizan los tópicos referentes al comportamiento del mercado, la tecnología disponible, los aspectos legales y la posible estructura organizacional.
Se puede tomar por separado de esta evaluación el estudio del mercado y realizar su análisis independientemente; debido a que sus resultados marcan trascendentalmente varios aspectos no sólo de la evaluación técnica (tamaño, localización, entre otros) sino de la financiera (proyecciones de ventas, rentabilidad entre otros).

La evaluación ambiental hace referencia a los resultados del estudio de impacto ambiental que se debe realizar para cuantificar y cualificar la injerencia que el proyecto causará al insertarlo en un medio biótico y abiótico; y pude ser que el impacto sea positivo o negativo.

En el caso que sea negativo también debe plantear el cómo encaminar el proyecto dentro de los parámetros de la legislación ambiental vigente y cuál es su plan de sostenibilidad del medio ambiente afectado.

En los proyectos que buscamos la factibilidad, son proyectos que buscan producir un bien o servicio para satisfacer una necesidad o colmar una expectativa; para lo cual se necesita definir su rentabilidad o no, que es el objetivo de la evaluación financiera.

Competencia

La competencia es la rivalidad entre las organizaciones que producen, distribuyen y comercializan productos o servicios con el mismo fin.

La competencia es un concepto que se puede aplicar en economía en diferentes aspectos. En su acepción más amplia podemos decir que significa la pugna de unas empresas con otras para absorber cuotas de mercado e incrementar sus ventas e ingresos y, por tanto, los beneficios.

Todas las empresas están inmersas en mercados que presentan diferentes tipos de competencia (perfecta, oligopolios, monopolios), y deben adaptar sus estrategias para poder competir en las mejores condiciones.

El éxito o fracaso de la creación de una empresa viene determinado, en gran medida, por la capacidad de competencia que presente en los mercados frente a las empresas que produzcan productos o servicios similares o satisfagan necesidades de la misma índole. La competitividad que se sea capaz de alcanzar será la clave para la supervivencia.

La competencia es cualquier organización con la que el consumidor la compare con la propia. Es cualquier persona u organización que eleve las expectativas de sus clientes, por que si alguna persona satisface a los clientes mejor que tu, sin importar el tipo de negocio en que se encuentre, a la hora de la competencia la empresa propia sufre.

Las personas juzgan no solo la experiencia global, sino asimismo lo que ocurre en cada transacción. Comparan una llamada telefónica, una factura, un registro y una entrega con otras.

La competencia ya no es el banco del otro extremo de la ciudad, o el distribuidor de automóviles del otro lado de la calle, o en la población vecina. Literalmente la “competencia” es cualquiera con quien los clientes entren en contacto y contra el cual lo comparen a uno.

Para realizar un plan de empresa y ejecutar una dirección estratégica eficiente de la empresa es conveniente estudiar periódicamente a la competencia. Una forma de llevarlo a cabo es evaluar nuestra posición frente a nuestros competidores desde dos puntos de vista:

• Cuantificar la percepción que tienen los clientes actuales y potenciales acerca de nuestros productos comparados con los de la competencia.
• Valoración de características internas, nuestras y de los competidores.

La cuantificación de ambos factores puede realizarse dando una valoración subjetiva (puntos de 1 a 5) a una serie de características de nuestra empresa y de cada competidor, lo que nos permite ver en que apartados debemos mejorar y donde estamos más fuertes que la competencia. Con la suma de los puntos de todas las características, obtenemos una visión global en cada uno de los dos factores indicados.

Beneficio

El beneficio se refiere a la utilidad o provecho que se espera de la empresa. La respuesta generalizada y ya tradicional a la pregunta sobre el fin u objetivo principal de la empresa es: la maximización del beneficio. Como mucho, y en el mejor de los casos, se habla, además, de la satisfacción y conservación del cliente.

Por otra parte, a la hora de definir el beneficio, se le asocia con una u otra de sus medidas específicas hablándose, unas veces, del saldo de la cuenta de Pérdidas y Ganancias, otras del Resultado de Explotación, otras en fin de tasas de rentabilidad vinculados a determinadas situaciones patrimoniales o a flujos de renta.

Nuestro punto de vista concuerda, lo decimos desde ahora, con la formulación tradicional que hace de la maximización del beneficio el objetivo principal de la empresa. No obstante, hemos de señalar que una formulación tan amplia como esta no tiene ningún valor operativo real, a no ser que se expliquen y desarrollen en detalle (cosa que generalmente no se hace) los términos de la definición y las consecuencias implicadas en ella.

En un mercado donde los consumidores eligen libremente los bienes y servicios, la única manera que tienen los empresarios de venderlos es ofertando productos cuya adquisición sea provechosa. Para ello, el empresario debe buscar la satisfacción de las necesidades del consumidor de forma que su producto le complazca más que el de la competencia. Normalmente esto se consigue desarrollando productos que se adapten mejor al consumidor y a un menor precio.

El consumidor retribuye al empresario que más se adapta a sus necesidades comprando dichos productos, lo que a su vez eleva su beneficio. Por tanto, una forma de obtener beneficio tiene su origen en la satisfacción del consumidor. La segunda forma de incrementar el beneficio es mediante la optimización del empleo de los factores productivos en el proceso de obtención de un producto. Así, si se puede obtener la misma cantidad de producto empleando para ello menos recursos, el coste de obtención del mismo habrá sido menor, y por tanto, se incrementará la ganancia de la empresa.

FASE 2: La actividad comercial:

Es inevitable para las entidades comerciales, en la actualidad, escapar al hecho de tener que trazar una estrategia de acción para la proyección de sus actividades en las redes de comercialización de los mercados mundiales.

En una Era en la que existe una economía global, propiamente dicha, porque incluso existen Empresas cuya razón social está condicionada a la existencia de una red local o global que permita consumar el fin para la que fue creada, y porqué sólidas corporaciones de prestigio que realizan sus operaciones, en el plano o espacio físico, han alcanzado elevar sus ganancias utilizando las ventajas que ofrecen la expansión de mercados.

Función comercial

Es la que lleva a cabo la relación de intercambio de la empresa con el mercado, constituye la última etapa del circuito real de bienes de la empresa (aprovisionamiento - producción - venta) pero es también la primera actividad a desarrollar en el proceso empresarial; es la que debe identificar las necesidades del mercado e informar a la empresa de las mismas para que el proceso productivo se adapte a ellas; conecta a la empresa con el mercado.

La actividad comercial determina la línea o sector de la economía en donde se desenvuelve la empresa. Utilizando la clasificación internacional de Niza, determinar la clase de aquella a la cual pertenece la idea final de la empresa.

La ejecución de la función comercial con un enfoque de marketing supone el desarrollo de un proceso secuencial, cuyas principales fases son:

• Análisis del sistema comercial (mercado, competidores, suministradores, público interesado y entorno).
• Diseño de estrategias mediante la adecuada combinación de los distintos instrumentos de marketing (producto, precio, distribución y comunicación).
• Dirección, organización y control de la actividad comercial

Los elementos de un sistema comercial son los protagonistas del mismo, es decir: las empresas, los proveedores, los intermediarios, el mercado y el entorno. El mercado existe cuando hay un grupo de personas que tienen una necesidad, poseen la capacidad de compra y están dispuestas a comprar; dentro de él hemos de establecer cuál es nuestro mercado objeto al que queremos llegar.

Las necesidades del mercado, hemos visto antes que se transformar en deseos, y éstos en demandas que hemos de intentar prever con todas las dificultades que esto lleva consigo. Para un mejor estudio, comprensión y abordaje del mercado recurrimos a la segmentación del mercado en grupos de acuerdo con características que son relevantes para el comportamiento de compra o consumo; la segmentación permitirá determinar los mercados objeto y orientará la composición del mercadeo mixto.

Diseño del Producto o Servicio

Todos los productos o servicios surgen por una necesidad, un problema o un deseo. Estos productos o servicios no comienzan a concretarse hasta que no comienza la actividad de diseño. En este proceso se definen las características del producto y/o del servicio y se tienen en cuente múltiples factores relacionados con su uso, tamaño, materiales, función.

El diseño de producto es la actividad que define las características físicas y funcionales necesarias para que un producto pueda fabricarse industrialmente, cumpliendo su cometido con la máxima eficacia calidad. Esto también se aplica para el diseño de servicios.

El producto

El producto es casi siempre la combinación de lo tangible y lo intangible que puede ofrecerse a la atención de un mercado para su adquisición, uso o consumo y que satisfaga un deseo o una necesidad. El término producto denota una característica física, en el contexto del mercadeo abarca los servicios intangibles ofrecidos antes de hacer la venta, al hacerla y después de hacerla.

Las decisiones sobre el producto o productos, giran alrededor de aquellos bienes, y servicios que una empresa debe ofrecer para la venta y de las características que éstos deben tener. El producto también es símbolo complejo que denota posición, gusto, categoría, realización personal, aspiración y sobre todo saber comprar.

El Servicio

Es un proceso producido por la empresa y que soporta un valor de utilidad. Es el conjunto de actividades realizadas por una empresa para responder a las necesidades del cliente. De esta forma, el servicio podría definirse como un bien no material. Por lo tanto, los proveedores de servicios no suelen manejar grandes materias primas y cuentan con pocas restricciones físicas. Por el otro lado, su principal valor es la experiencia.

En el diseño del producto o servicio se debe tener en cuenta su composición, características, ventajas inconvenientes y necesidades.

Mercado

Concepto de Mercado, Según varios autores:

Para Laura Fisher y Jorge Espejo, autores del libro "Mercadotecnia", el mercado son "los consumidores reales y potenciales de un producto o servicio". Complementando este concepto, ambos autores mencionan que existen tres elementos muy importantes:

• La presencia de uno o varios individuos con necesidades y deseos por satisfacer.
• La presencia de un producto que pueda satisfacer esas necesidades.
• La presencia de personas que ponen los productos a disposición de los individuos.

Philip Kotler, autor del libro "Dirección de Mercadotecnia", afirma que el concepto de intercambio conduce al concepto de mercado. En ese sentido, "un mercado está formado por todos los clientes potenciales que comparten una necesidad o deseo específico y que podrían estar dispuestos a participar en un intercambio que satisfaga esa necesidad o deseo". Así, el tamaño del mercado, a criterio de Kotler, depende de que el número de personas que manifiesten la necesidad, tengan los recursos que interesan a otros y estén dispuestas a ofrecerlos en intercambio por lo que ellos desean.

Ricardo Romero, autor del libro "Marketing", considera que los conceptos más comunes que se tienen de mercado, son los siguientes:

• Lugar en donde se reúnen compradores y vendedores, se ofrecen bienes y servicios en venta y se realizan transferencias de títulos de propiedad.
• Demanda agregada generada por los compradores potenciales de un producto o servicio.
• Personas con necesidades por satisfacer, dinero que gastar y de gastarlo.

En síntesis, el concepto de mercado enfoca a este último como "todo lugar, físico o virtual (como el caso del Internet), donde existe por un lado, la presencia de compradores con necesidades o deseos específicos por satisfacer, dinero para gastar y disposición para participar en un intercambio que satisfaga esa necesidad o deseo. Y por otro lado, la de vendedores que pretenden satisfacer esas necesidades o deseos mediante un producto o servicio. Por tanto, el mercado es el lugar donde se producen transferencias de títulos de propiedad".

Estudio de Mercado

Un estudio de mercado debe servir para tener una noción clara de la cantidad de consumidores que habrán de adquirir el bien o servicio que se piensa vender, dentro de un espacio definido, durante un periodo de mediano plazo y a qué precio están dispuestos a obtenerlo.

Adicionalmente, el estudio de mercado va a indicar si las características y especificaciones del servicio o producto corresponden a las que desea comprar el cliente. Nos dirá igualmente qué tipo de clientes son los interesados en nuestros bienes, lo cual servirá para orientar la producción del negocio. Finalmente, el estudio de mercado nos dará la información acerca del precio apropiado para colocar nuestro bien o servicio y competir en el mercado, o bien imponer un nuevo precio por alguna razón justificada.

Por otra parte, cuando el estudio se hace como paso inicial de un propósito de inversión, ayuda a conocer el tamaño indicado del negocio por instalar, con las previsiones correspondientes para las ampliaciones posteriores, consecuentes del crecimiento esperado de la empresa.

En el estudio de mercado se debe tener en cuenta:

• Formulación del problema
• Objetivos
• Marco teórico
• Recolección de la información
• Análisis y conclusiones

Finalmente, el estudio de mercado deberá exponer los canales de distribución acostumbrados para el tipo de bien o servicio que se desea colocar y cuál es su funcionamiento.
La investigación o estudio de mercado es la recopilación, registro y análisis sistemático de datos relacionados con problemas del mercado de bienes y servicios.

De las conclusiones del estudio de mercado se define el tipo de clientes hacia donde se orientará el producto o servicio.

Nuestro futuro como empresa está en nuestros clientes. Por esa razón tenemos que tener muy claro cuáles son las personas o entidades a las que va dirigida nuestra actividad, para poder saber qué es lo que realmente necesitan o qué es lo que pueden necesitar.

A este respecto es conveniente segmentar el mercado. La segmentación consiste en agrupar a los clientes en conjuntos con características diferenciadores importantes entre unos y otros. Los conjuntos se pueden hacer en función de variables objetivas (criterios geográficos, sociológicos, demográficos, etc.) o de variables subjetivas (calidad de vida, comportamiento, estilo de vida, etc.).

Promoción y canales de distribución.

En un sentido general, la promoción es una herramienta que permite la colocación de bienes y servicios en un publico objetivo.
La promoción según algunos autores se define como:

Jeffrey Sussman, autor del libro "El Poder de la Promoción", enfoca a la promoción como "los distintos métodos que utilizan las compañías para promover sus productos o servicios".

Ricardo Romero, autor del libro "Marketing", la promoción es "el componente que se utiliza para persuadir e informar al mercado sobre los productos de una empresa".

El Diccionario de la Real Academia Española define el término promoción como el "conjunto de actividades cuyo objetivo es dar a conocer algo o incrementar sus ventas" y en su definición más corta, la define como la "acción y efecto de promover".

En síntesis La promoción es el conjunto de actividades, técnicas y métodos que se utilizan para lograr objetivos específicos, como informar, persuadir o recordar al público objetivo, acerca de los productos y/o servicios que se comercializan.
Requiere de la toma de decisiones para ponerla en marcha a partir y los canales de distribución.

FASE 3: Producción:

La función de Producción, en su perspectiva más contemporánea, se constituye en un eslabón clave de la organización para responder de manera efectiva y distintiva, al cúmulo creciente de necesidades, deseos y expectativas de los clientes, para lo cual es necesario diseñar, formular y poner en práctica estrategias de producción adecuadas y pertinentes.

Así, Producción puede desempeñar diferentes roles estratégicos en la empresa, desde una total neutralidad interna hasta constituirse en su principal fuente generadora de ventajas competitivas distintivas, dependiendo de cómo sea percibida esta función por la alta gerencia.

El desarrollo ineludible y necesario de estrategias de producción, se ha convertido en un verdadero dilema para las empresas manufactureras contemporáneas, sobre todo, por la imperiosa necesidad de contemplar en estas un conjunto de elementos que tradicionalmente han pasado inadvertidos para su función productiva.

La producción es la creación y el procesamiento de bienes y mercancías. El proceso abarca la concepción, el procesamiento y la financiación, entre otras etapas. La producción es uno de los principales procesos económicos y el medio a través del cual el trabajo humano genera riqueza.

Un proceso de producción es un sistema de acciones que se encuentran interrelacionadas de forma dinámica y que se orientan a la transformación de ciertos elementos. De esta manera, los elementos de entrada (conocidos como factores) pasan a ser elementos de salida (productos), tras un proceso en el que se incrementa su valor.

En el desarrollo del proceso de producción es necesario realizar las siguientes actividades:
• Adquisición de materia prima. Proveedores, cotizaciones, ficha técnica.
• Organización del proceso productivo.
• Costo de fabricación del producto o servicio.
• Precio de venta público.
• Calidad. Ficha técnica.
• Almacenamiento.

FASE 4: Recursos e infraestructura:

Definir la disponibilidad de las instalaciones físicas. Dónde se va a establecer la empresa.

Cuando ya sabemos qué queremos hacer, con quién y cómo lo vamos a hacer, hay que decidir dónde vamos a desarrollar la idea empresarial. Este es un punto importante porque puede afectar en gran manera el éxito de la empresa.

Hay que tener en cuenta que la localización geográfica de la empresa nos puede traer una serie de ventajas que se pueden volver inconvenientes si erramos en la elección.

Entre estas ventajas podemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
Hay que situarse cerca del potencial cliente.
Hay que tener una localización cercana a los recursos necesarios para el desarrollo de la actividad empresarial.

Si no acertáramos en cualquiera de los dos puntos anteriores tendríamos el peligro de correr con una serie de gastos (si pagamos los desplazamientos o transportes), o con una serie de menores ingresos (si cobramos por producto o servicio una menor cuantía de la debida), que podrían hacer peligrar el desarrollo futuro del proyecto.

Recursos

Es hora de ver con qué recursos cuentan los emprendedores para empezar a trabajar. Los recursos que hay que tener en cuenta son de distintos tipos:

• Fundamentales resultan los recursos económicos con los que podemos hacer frente al inicio de la actividad y con los que ya podamos contar.
• También es interesante el conocer los recursos humanos necesarios para comenzar. En función del resultado que nos den los recursos del inicio variaremos o no nuestra planificación al respecto de los mismos.
• Una red de contactos resulta algo fundamental en la sociedad actual. Esta red nos va a permitir conseguir diferentes contactos con proveedores de mayor o menor calidad (en función de nuestras necesidades) y, lo más difícil para una empresa que empieza, los primeros clientes. Por eso hay que contar con esa red o con los contactos suficientes al momento de crearla.

Acerca de la inversión en la empresa

Este es uno de los puntos que más dudas ofrecen en la realización de cualquier plan de empresa.

Se trata de saber cuánto nos va a costar el llevar a cabo el proyecto para así poder ver si necesitamos ayuda para la financiación del proyecto o si, por el contrario podemos con nuestros propios recursos empezar con el mismo.

En este punto hay que valorar necesidades como las siguientes:

• De activos materiales e inmateriales.
• De recursos humanos.
• De caja.
• De formación.

Además en este punto vamos a valorar cuántos clientes son necesarios para que la empresa esté en su punto muerto, es decir, que no tenga ni beneficios ni pérdidas. Gracias a él podemos planificar estrategias de precios.

La legalización, normas y políticas.

Hay que ver, una vez analizado el proyecto y nuestra capacitación para poder llevarlo a cabo, qué entorno legislativo afecta o puede afectar a la empresa.

Así puede ser fundamental el llevar a cabo un estudio acerca de cuál forma jurídica es la mejor para la actividad que realiza la empresa. Para ello hay que saber cuáles existen y a cuáles nos podemos acoger para decidir entre una u otra.

Gracias a ello podemos optar a mejoras económicas que saneen la empresa como pueden ser: el pago de menos impuestos, el acceso a ayudas y subvenciones que se ofrecen a determinadas formas, acceso a financiación, etc.

• Elección de la forma jurídica
• Factores a tener en cuenta
• Número de socios
• Cuantía del capital social
• Requisitos de constitución
• Obligaciones fiscales
• Régimen de Seguridad Social
• Contratación laboral
• Responsabilidad frente a terceros

Si una empresa desea tener un desarrollo sin inconvenientes en el orden legal de su existencia, debe formalizar su situación ante las entidades correspondientes que el Estado Colombiano ha designado para ello, evitándose de esta manera dificultades como las siguientes:

• Se ve afectado el aspecto financiero de la misma, pues es muy difícil que las instituciones financieras le concedan créditos.
• Los trabajadores quedan desprotegidos laboralmente.
• No puede participar en licitaciones públicas y privadas.
• Dificultad para acceder a una clientela legal y estable.
• No puede beneficiarse de las condiciones favorables que el estado en algunos aspectos otorga a las empresas.(Ejemplo: Ley 590 para las MIPYME)
• No puede formar parte de los gremios empresariales.
• En Colombia, las Cámaras de Comercio, cada día juegan un papel más importante en el ámbito de la creación de empresas, y desde luego de su legalización.

Gestiones de Creación y Constitución:

• Consulta de nombre en los terminales de autoconsulta.
• Constitución por escritura pública en Notaria o documento publico autenticado ante notario.
• Consulta de Usos del Suelo para apertura de establecimiento.
• Consulta de actividad económica CIIU: Código referente a la clasificación de la actividad de la empresa.
• Diligenciamiento del Registro Único Empresarial (Carátula Única Empresarial y anexos) para matricularse en Cámara de Comercio.
• Diligenciamiento del formulario para fines tributarios: Anexo DIAN, Anexo Usos del Suelo, anexo Industria y Comercio.

La ley Colombiana delegó en las Cámaras de Comercio, el manejo de ciertos registros que tienen como finalidad darles publicidad y oponibilidad a los hechos y actos de mayor relevancia dentro del mercado.

La eficiencia con que las Cámaras presten estos servicios permiten que gobierno y empresas privadas cuenten con una información sistematizada confiable y valiosa a nivel comercial, a disposición de toda la ciudad.

Son tres los Registros Públicos que lleva la Cámara de Comercio:

• Registro Mercantil. Es el registro que por disposición legal deben efectuar todas las personas naturales, sociedades comerciales y civiles, empresas unipersonales, establecimientos de comercio, sucursales o agencias, sucursales de sociedades extranjeras y empresas asociativas de trabajo, que ejerzan actividades comerciales.

Con el Registro Mercantil se le da publicidad a la condición de comerciante que tienen las personas naturales y jurídicas e igualmente a muchos actos y documentos que por su interés para los terceros deben ser conocidos.
• Registro de Entidades sin ánimo de lucro.
• Registro de proponentes

Materiales y maquinaria.

Recursos materiales.

Son los básicos para la producción de bienes y prestación de servicios. Se dividen en dos grupos:

• Recursos de transformación. Son los que se utilizan para la producción de otros recursos. Unos se utilizan de forma directa, como máquinas, herramientas, equipos, y otros intervienen de forma indirecta como terrenos, edificios, muebles, vehículos, infraestructura en general.

• Recursos de utilización. Son los procesados por los recursos de transformación. Unos forman parte del producto como materias primas, materiales que no son transformados pero forman parte esencial del producto.

Recursos tecnológicos.

Se denominan así al conjunto de técnicas, procesos, procedimientos, métodos y sistemas que son utilizados por la empresa en las diferentes actividades relacionadas con la producción de bienes o servicios, le damos el nombre de recursos tecnológicos.

La tecnología se refiere al conocimiento acerca de la forma de llevar a cabo o ejecutar determinadas tareas o actividades, no se limita alas máquinas o equipos.

Gastos de adecuación.

Corresponden a las reformas internas y al mejoramiento de la estructura locativa, con el fin de asegura un adecuado funcionamiento.

FASE 5: Organización y Recurso humano:

Organizar consiste en definir el diseño y el mantenimiento de un sistema de funcionamiento basado en la determinación de las funciones que debe desempeñar cada persona integrante de la compañía, así como las relaciones de todo tipo que se establecen entre ellas.

Se trata de determinar que recurso humano y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la empresa. Luego se debe diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir crear la estructura de las áreas funcionales de la empresa.

De la estructura establecida, se hace necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. El resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.

Las áreas funcionales de toda empresa son:

• Financiera.
• Técnica o de producción.
• Comercial.
• Seguridad.
• Administración.
• Control.

Tipos de estructura organizativas.

Las organizaciones pueden clasificarse según la naturaleza de las relaciones de autoridad que existen en ellas. Hay cuatro tipos de estructura organizativas:

Estructura organizativa lineal.

Es el tipo de estructura más sencillo y antiguo que existe. La cadena de mando es muy clara y es difícil que alguien se la salte. Las decisiones se pueden tomar rápidamente, dado que solo tienen que consultarse con el inmediato superior. Sin embargo este tipo de estructuras tiene inconvenientes importantes.

Evidentemente, las comunicaciones son muy lentas. Además, cada directivo tiene toda la responsabilidad de una amplia variedad de actividades y, como es obvio, no puede ser experto en todas ellas.

Estructura en línea y staff.

Es aquella en la que se combinan las relaciones de autoridad directa, propias de la estructura lineal, con relaciones de consulta y asesoramiento que se mantienen con los departamentos denominados staff.

Esta estructura combina la rapidez en la toma de decisiones que es propia de la estructura lineal, y la rapidez de comunicación directa con los conocimientos expertos de los especialistas de los departamentos staff que son necesarios para dirigir numerosas actividades de muy diversa índole.

Estructura en comité.

Es aquella en la cual la autoridad y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo de personas en lugar de asumirlas una sola. En la estructura en comité, para tomar una decisión, el grupo se reúne, se intercambian opiniones, se discute y se llega a la elección final. Normalmente se utiliza conjuntamente con la estructura en línea y staff, y solo para la toma de algunas decisiones en concreto.

Estructura matricial.

Esta estructura parte de un nuevo enfoque al que han ido sumándose un numero creciente de empresas, para ajustar sus estructuras a las necesidades que imponen los cambios del entorno, especialmente en las áreas de investigación y desarrollo y de nuevos productos.

La principal característica de esta estructura es que algunos miembros de la organización responden ante dos miembros, en lugar de solo uno. Existe un principio de doble autoridad: cada miembro de un grupo recibe instrucciones de director del proyecto, pero, además, mantiene su pertenencia al departamento funcional en el que habitualmente trabaja.

Se desarrolla en torno a proyectos específicos o problemas en los que se reúnen personas expertas en diferentes áreas para centrarse en problemas importantes o en temas técnicos concretos.

Las principales ventajas de la estructura matricial radican en la flexibilidad y en su capacidad para afrontar los problemas y proyectos importantes. Sin embargo, es necesario que el director del proyecto sepa integrar a personas provenientes de diversas partes de la organización en un verdadero equipo de trabajo. Tales personas han de saber trabajar cómodamente con más de un superior.

En el proceso de organización es necesario tener en cuenta:

• Identificar actividades, agruparlas, determinar las unidades o áreas funcionales.
• Descripción de los puestos de trabajo o cargos.
• Definir el perfil para cada cargo.
• Descripción de funciones a cada cargo.
• Determinar organigrama o estructura orgánica de la empresa.
• Selección de personal.
• Sueldos y salarios.

Fase 6: Seguridad y riesgos:

La seguridad es el proceso puesto en marcha para prevenir un riesgo o asegurar el buen funcionamiento de alguna cosa, precaviendo que falle.

Las organizaciones y los gerentes deben desarrollar los principios y prácticas de la administración de riesgos, siendo este el mayor desafío que enfrentan en la actualidad las empresas de todo tamaño, tanto las grandes como las medianas y pequeñas. La administración de riesgos es una parte integral del proceso de administración, es un proceso multifacético.

Las compañías deben analizar detenidamente la administración del riesgo. En este proceso están redefiniendo el rol de la administración del riesgo en cuanto al logro de los objetivos. Su principal objetivo no consiste en eliminar el riesgo sino en adoptar un enfoque proactivo al evaluar y administrar el riesgo para cumplir con el plan estratégico de la empresa. Dicho de otro modo, la administración de riesgos es tanto identificar oportunidades como evitar, reducir o mitigar eventuales pérdidas.

Riesgo: es la probabilidad que un peligro (causa inminente de perdida), existente en una actividad determinada durante un periodo definido, ocasiones un incidente con consecuencias factibles de ser estimadas. También es el potencial de perdidas que existe asociado a una operación productiva, cuando cambian en forma no planeada las condiciones definidas como estándares para garantizar el funcionamiento de un proceso o del sistema productivo en su conjunto. Es

Los riesgos se clasifican en puros y en especulativos. El puro es el que se da en la empresa y existe la posibilidad de perder o no perder. El especulativo es aquel en la cual existe la posibilidad de ganar o perder como en los juegos de azar.

La seguridad en la empresa esta enfocada a la cobertura de los riesgos naturales, los del medio ambiente y los laborales.


Salud ocupacional

El principal objetivo de un programa de Salud Ocupacional es proveer de seguridad, protección y atención a los empleados en el desempeño de su trabajo.

El incremento en los accidentes de trabajo, algunos más serios que otros, debido entre otras cosas a los cambios tecnológicos o la poca capacitación de los empleados, a la manipulación de materiales de uso delicado, infraestructuras inadecuadas y en alguna medida por fallas humanas, hacen necesario que toda empresa pueda contar con un manual que sirva de guía para minimizar estos riesgos y establezca el protocolo a seguir en caso de accidentes.

Un programa de salud ocupacional debe contar con los elementos básicos para cumplir con estos objetivos, los cuales incluyen datos generales de prevención de accidentes, la evaluación médica de los empleados, la investigación de los accidentes que ocurran y un programa de entrenamiento y divulgación de las normas para evitarlos.

Higiene industrial

La higiene industrial es la disciplina dedicada al reconocimiento, evaluación y control de aquellos factores y agentes ambientales originados en el lugar de trabajo, que pueden causar enfermedad e ineficiencia entre los trabajadores.

Tiene como objetivos: Identificar y evaluar mediante estudio ambientales periódicos, los agentes y factores de riesgos del trabajo que afecten o puedan afectar la salud de los trabajadores. Determinar y aplicar las medidas para el control de riesgos de accidentes y enfermedades relacionadas con el trabajo y verificar periódicamente su eficiencia.

En el manejo de la seguridad y la medición de riesgos es necesario:

• Definir medidas preventivas de seguridad.
• Determinar los riesgos. naturales, ambientales y de trabajo.
• Organizar el programa de salud ocupacional.
• Poner en marcha la Seguridad Social.
• Contratar pólizas de seguros.

Fase 7: Control:

Concepto de control

Burt K. Scanlan: El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

George R. Ferry: El proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Henry Fayol: Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Robbins: el control puede definirse como “el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa”.

Stoner lo define de la siguiente manera: “El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas”

La fijación de unos objetivos empresariales es necesaria. Sin ellos no se puede llevar a cabo dos de los procesos fundamentales en la función estratégica de la empresa: la planificación y el control.

Gracias a la fijación de unos objetivos a corto, medio y largo plazo podemos marcar las diferentes estrategias a seguir. La planificación trata sobre eso, es decir, ver cómo actuará estratégica y económicamente la empresa en el futuro, ya sea más o menos lejano ese futuro.

Por la otra parte, el control hace saber si la empresa funciona como se ha planificado o no. La planificación viene marcada por unos objetivos que la fase de control tratará de vigilar, para así poder actuar de forma correctora sobre las políticas estratégicas tomadas en la fase de planificación.

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. Podemos definir el control como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.

Tipos De Control

Terry (1999) en su libro “Principios de Administración” expone que existen 3 tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación.

Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.

Son deseables debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar de tener que corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar.

Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la política de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningún vendedor de campo se le permite que altere algún precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su departamento a través de las políticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo.

Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.

La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.

Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras están programadas para ofrecer a los operadores respuestas inmediatas si se presenta algún error. Si se introduce un comando equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todavía así pueden indicarle por qué es el error.

Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.

El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones.

El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.

En las actividades de control es necesario comparar las operaciones planeadas con las operaciones logradas. Además de evaluar los resultados, los niveles de cumplimiento, revisión del desempeño y las unidades de medida.

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